一、概述
EDI 是英文 Electronic Data Interchange 的缩写，中文可译为“电子数据交换”，港、澳及海外华人地区称作“电子资料通”。EDI 商务是指将商业或行政事务按一个公认的标准，形成结构化的事务处理或文档数据格式，从计算机到计算机的电子传输方法。简单地说，EDI 就是按照商定的协议，将商业文件标准化和格式化，并通过计算机网络，在贸易伙伴的计算机网络系统之间进行数据交换和自动处理。俗称“无纸化贸易”。
EDI 的定义至今没有一个统一的标准，但是有 3 个方面是相同的：
1、资料用统一的标准；
2、利用电信号传递信息；
3、计算机系统之间的连接。
联合国标准化组织将其描述成“将商业或行政事务处理按照一个公认的标准，形成结构化的事务处理或报文数据格式，从计算机到计算机的电子传输方法”。
二、特点
（1）EDI使用电子方法传递信息和处理数据的。
EDI一方面用电子传输的方式取代了以往纸单证的邮寄和递送，从而提高了传输效率，另一方面通过计算机处理数据取代人工处理数据，从而减少了差错和延误。
（2）EDI是采用统一标准编制数据信息的。
这是EDI与电传、传真等其它传递方式的重要区别，电传、传真等并没有统一格式标准，而EDI必须有统一的标准方能运作。
（3）EDI是计算机应用程序之间的连接
一般的电子通信手段是人与人之间的信息传递，传输的内容即使不完整、格式即使不规范，也能被人所理解。这些通信手段仅仅是人与人之间的信息传递工具，不能处理和返回信息。EDI实现的是计算机应用程序与计算机应用程序之间的信息传递与交换。由于计算机只能按照给定的程序识别和接受信息，所以电子单证必须符合标准格式并且内容完整准确。在电子单证符合标准且内容完整的情况下，EDI系统不但能识别、接受、存储信息，还能对单证数据信息进行处理，自动制作新的电子单据并传输到有关部门。在有关部门就自己发出的电子单证进行查询时，计算机还可以反馈有关信息的处理结果和进展状况。在收到一些重要电子邮件时，计算机还可以按程序自动产生电子收据并传回对方。
（4）EDI系统采用加密防伪手段
EDI系统有相应的保密措施，EDI传输信息的保密通常是采用密码系统，各用户掌握自己的密码，可打开自己的“邮箱”取出信息，外人却不能打开这个“邮箱”，有关部门和企业发给自己的电子信息均自动进入自己的“邮箱”。一些重要信息在传递时还要加密，即把信息转换成他人无法识别的代码，接收方计算机按特定程序译码后还原成可识别信息。为防止有些信息在传递过程中被篡改，或防止有人传递假信息，还可以使用证实手段，即将普通信息与转变成代码的信息同时传递给接收方，接收方把代码翻译成普通信息进行比较，如二者完全一致，可知信息未被纂改，也不是伪造的信息。
三、优点
GS1英国的研究显示，杂货店行业每年因使用EDI而节省的成本多达六亿五千万英镑。该项研究还指出，仅仅将“提前发货通知”这项商业文件自动化，就可为杂货店行业进一步节省二亿英镑。光是从财政角度而言，与业务伙伴实施EDI，有助于显著节省成本，而且每添加一项文档，都可以提升节省幅度。不过，在众多EDI优点中，节省成本只是冰山一角。
· 各项研究均显示，EDI的成本只及纸张文件模式的三分之一
· 一项报告更指出可将成本减低至1/70
· 欧盟报告指出，若处理电子发票能节省10分钟时间，则每年每项发票能节省120欧元
· GS1英国发现，英国杂货商每张电子订单可节省14英镑
EDI的主要优点是速度及准确度：
· 通过纸张文件模式要花5天时间的交易，通过EDI只需不足1小时
· 研究显示，通过纸张文件模式处理发票，数据出错率可高达5%
· 提高数据准确度，可相应提高整个供应链的效率。有分析估计，EDI可将交付时间加快30%
提升营商效率也是主要考虑因素之一：
· 将纸张文件工作自动化，可让员工有更多时间处理更有价值的工作，并提升他们的生产力。研究显示，使用EDI可节省多达50%人力资源
· 快速、准确地处理商业文档，可减少重做订单、缺货及订单取消等问题的发生
· 买家可享有更优惠的付款安排及折扣
· 买家可增加现金流及缩短”订货-收回现金”周期
· 缩短订单处理及交付时间，有助于企业减少库存量。研究数据显示，库存量可平均减少约10%。若库存成本占产品成本的90%，那么，所节省的成本的非常显著
在很多情况下，最大的优点在于商业运营的策略性层面：
· 缩短改良产品或推出新产品的周期
· 快速导入全球各地的业务伙伴，以拓展新领域或市场
· 取得全新层次的管理信息，以提升管理供应链及业务伙伴的表现
· 把商业模式由供应主导转化为由需求主导
· 以电子方式取代纸张文件流程，从而加强实践企业社会责任及可持续性，既可节省成本，又能减少碳排放
四、应用
一个传统企业简单的购货贸易过程:买方向卖方提出订单。卖方得到订单后，就进行它内部的纸张文字票据处理，准备发货。纸张票据中包括发货票等。买方在收到货和发货票之后，开出支票，寄给卖方。卖方持支票至银行兑现。银行再开出一个票据，确认这笔款项的汇兑。
而一个生产企业的EDI系统，就是要把上述买卖双方在贸易处理过程中的所有纸面单证由EDI通信网来传送，并由计算机自动完成全部（或大部分）处理过程。具体为：企业收到一份EDI订单，则系统自动处理该订单，检查订单是否符合要求；然后通知企业内部管理系统安排生产；向零配件供销商订购零配件等；有关部门申请进出口许可证；通知银行并给订货方开出EDI发票；向保险公司申请保险单等。从而使整个商贸活动过程在最短时间内准确地完成。一个真正的EDI系统是将订单、发货、报关、商检和银行结算合成一体，从而大大加速了贸易的全过程。因此，EDI对企业文化、业务流程和组织机构的影响是巨大的。
